紙本個資文件防護
因應紙本個資文件防護需求，機關應從管理面出發，並搭配技術
面輔助管控，像是在列印設備上早已提供諸多功能協助管控，包括身
分驗證、權限控管、機密列印與紀錄備存等功能，妥善利用這些功能，
便能強化列印設備與紙本文件的個資防護，減少紙本文件帶來的個資
風險。
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紙本文件輸出缺乏有效管控
舉例來說，列印時，一旦有個資內容的文件印出後被他人誤取，
或無人領取，就是紙本個資在列印時造成的風險缺口。傳真也是紙本
個 資防護不能忽略的管道，像是傳真文件印出被人拿取，下班時間後
輸出的傳真文件沒人控管，也會造成同樣的問題。
從個資文件的產生、傳遞、利用，直到最後的銷毀與保存，都應
制定好各人員的授權與責任，同時建置機密文件的分類、分級制度，
並檢視現有作業流程。而員工的個資防護教育訓練也是持續不斷要做
的事，讓員工不論是在業務流程中，或是工作習慣上，都應該有良好
的個資防護觀念。
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列印工作若委外，交付企業仍有個資責任
除了自己內部列印的管控，有些機關也會將文件列印工作委外處
理。但委外並不代表機關不用負責，依據個資法第 4 條規定， 「受公
務機關或非公務機關委託蒐集、處理或利用個人資料者，於本法適用
範圍內，視同委託機關。」因此，機關在交付個資文件委外作業時，
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需要謹慎評估，並針對有關個人資料處理的業務，建立評估的標準，
需要謹慎評估，並針對有關個人資料處理的業務，建立評估的標準，以便篩選出適合的配合廠商。以便篩選出適合的配合廠商。
★紙本資料輸出後，形成管理大漏洞紙本資料輸出後，形成管理大漏洞
過去許多列印、傳真、掃描的使用習慣，其實都是紙本個資文件
過去許多列印、傳真、掃描的使用習慣，其實都是紙本個資文件管控的大漏洞，管理者應立即檢視這些問題所帶來的個資風險。管控的大漏洞，管理者應立即檢視這些問題所帶來的個資風險。
漏洞1：列印文件擱置在設備上，遭誤取或窺視
漏洞2：個資文件傳真進來後，在傳真設備上無人領取
漏洞3：傳真個資文件時，不小心傳送到錯誤對象
漏洞4：掃描歸檔結果輕易被他人存取描歸檔結果輕易被他人存取
★列印前的控管做法列印前的控管做法
個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控不論是從列印設備
個資文件印出前，應先做好列印行為權限管控不論是從列印設備開始管控，或是針對檔案限制使用者的列印權限，均可減少紙本機密、開始管控，或是針對檔案限制使用者的列印權限，均可減少紙本機密、個資文件的管控。個資文件的管控。
資料來源:交通部公路總局新竹區監理所